Gagner en productivité au travail

1. Travailler dans de bonnes conditions

Détenir de bonnes conditions de travail, vous allez me dire que cela paraît normal, mais pas tout le temps. Il faut savoir se mettre réellement dans des conditions optimales et adéquates. Travailler dans un environnement propre et organisé favorisera un certain repos psychologique et physique car chaque chose est à sa place et vous permet donc de vous focaliser sur l'essentiel.

Évitez de trop travailler dans le noir et préférez privilégier la lumière du jour, cela vous fatiguera beaucoup moins les yeux. Ce qu’il faut comprendre, c’est que moins vous exposerez votre corps à des conditions non conventionnelles pour lui, plus il sera actif et apte aux tâches que vous lui confierez.

2. Organiser votre temps de travail

Le fait d’être méticuleux dans son emploi du temps vous permet d’être fixé sur l'échéance et le temps que vous allez allouer à chacune des tâches de votre journée. Une gestion efficace de votre planning vous permettra non seulement d’améliorer votre productivité, mais surtout de mieux hiérarchiser vos activités au fil de la journée et de la semaine à venir.

C’est pourquoi, définir un planning à l'avance pour la semaine suivante vous permettra d’anticiper et de mieux vous organiser pour les jours qui suivent. Organiser son temps de travail vous fera perdre de nombreuses mauvaises habitudes que beaucoup de personnes peuvent avoir, comme par exemple la procrastination. De plus, vous distinguerez nettement mieux vos principales priorités pour la journée, vous saurez aussi exactement ce sur quoi travailler et à quel moment, chaque jour.

3. Arrêter toute distration

Nous vivons aujourd’hui dans un monde où l’information circule à toute vitesse. Si l’on veut rester à l'affût des dernières nouvelles ou du dernier message client, il faut rester connecté par le biais des mails, des réseaux sociaux et autres notifations en tout genre. Mais cela vous distrait et vous coupe dans votre rythme de travail. Cela vous empêche d’avoir un rythme de travail régulier et efficace tout au long de la journée.

Pour cela, mettez les notifications en sourdine et utilisez le mode « ne pas déranger » sur votre téléphone et tout autre appareil pouvant vous perturber. Cela montrera à votre entourage, votre équipe ou même vos clients que vous êtes occupé. Vous serez alors moins appâté par la moindre notification ou information qui est, la plupart du temps, pas très urgente.

4. Finissez ce que vous avez commencé

Je sais qu’il est très difficile de n’être que sur un seul dossier ou un seul projet à la fois. Mais plus vous accumulerez des tâches non finalisées, plus vous porterez une charge de travail conséquente sur vos épaules, charge de travail pouvant entrainant désordre et confusion entre chacun des travaux que vous avez commencé.

Le fait également de débuter plusieurs tâches en même temps feront d’elles des tâches à rallonges, puisque vous ne parvenez pas à vous concentrer sur un objectif, une action précise. De ce fait, cette chose à faire qui ne devrait vous prendre que quelques heures risque de vous prendre plusieurs jours.

Vous focaliser sur un seul et même objectif vous permettra d'atteindre un état de concentration optimal et limitera les perturbations car vous serez en mesure de vous focaliser sur la tâche que vous êtes en train d’effectuer. Vous verrez que vous serez beaucoup plus efficace dans une ambiance de travail comme celle-ci, et vous mettrez bien évidemment votre cerveau en mode «focus» et non pas en surtension.

5. Aidez vous d’applications

Nous vivons aujourd’hui dans une ère qui se développe de jour en jour grâce à la technologie et aux innovations digitales. Une multitude d’applications sont disponibles sur le marché afin de vous faciliter la vie au maximum, vous faire gagner du temps et par conséquent, vous faire gagner de l’argent.

Fini le papier crayon, nous possèdons aujourd’hui des moyens permettant de travailler dans des conditions optimales et rigoureuses. Entourez-vous des meilleurs applications de bureau pour faire de votre quotidien au travail un quotidien productif et efficace. Elles vont permettre de vous organiser et de communiquer plus facilement avec vos équipes ainsi que de pense-bête si vous êtes sur plusieurs tâches à la fois.

• Google agenda : On ne le présente plus mais il est la référence en terme d'organisation et de s'implification de votre quotidien. Google Agenda rassemble tous vos agendas en un seul et même endroit pour vous permettre de gérer votre planning pro et personnel.
  
  
• Asana : Asana est un outil de gestion de projet pour optimiser et faciliter la collaboration entre collaborateurs. Il permet d'organiser vos différents projets avec des tâches que vous attribuez à des membres de vos équipes. Asana permet également d’afficher les différentes tâches de 3 manières différentes : en mode tableau, calendrier ou sous forme de timeline.
  
  
• Slack : Cet outil numérique vous permet de créer des fils de discution avec qui vous voulez et dans les groupes que vous souhaitez. Slack vous fait travailler plus rapidement et avec davantage de flexibilité au sein de votre entreprise.
  
  
• Hubspot : Hubspot est une plateforme CRM facilitant toute vos démarches marketing, vente, gestion de contenu, service client et opérations. Il est un tout en un pour une entreprise voulant optimiser et contrôler la gestion de son entreprise. Le tout avec une entrée de gamme gratuite.
  
  

6. Prenez du temps pour vous

Notre cerveau n’est pas fait pour travailler 8h non-stop. Nous sommes d’accords, cela serait contre-productif et fatiguant à la fois pour notre corps et notre mental. Prenez du temps pour vous dans votre journée de travail, que ce soit le temps d'un café, une discussion avec des collègues ou encore un appel à quelqu'un de votre famille. Cela vous sortira de votre bulle et vous permettra de souffler un peu entre deux tâches à effectuer. Prendre du temps pour soi c'est aussi prendre soin de soi.

Vous serez plus motivé à valider toute votre to-do list après un bon café ou alors juste après avoir pris l’air, car ce sont des moments de relaxation et de déconnexion avec votre travail. Cela vous fera recharger les batteries et vous serez plus apte à retourner à vos tâches respectives. En règle générale, il est préconisé de travailler en moyenne 1h pour ensuite prendre 5 petites minutes de pause.

De plus il préférable d’arrêter de travailler et de prendre une pause plus longue si vous êtes stressé, angoissé ou encore énervé. Ce sont des états psychologiques loin d'être optimaux pour travailler. Vous feriez des erreurs et ne seriez pas attentif dans tout ce que vous faites. Prenez alors le temps nécessaire pour souffler, penser à autre chose et vous calmer. Une fois de retour la tête dans le travail, votre esprit sera plus reposé et donc plus performant.

7. Savoir dire non

Eh oui, dire non peut faire beaucoup de bien. Cela réduira votre charge de travail, mentale et physique. Vous serez moins sous le poids du stress engendré par toutes les tâches que vous avez accepté. Ne dites surtout pas oui si vous pensez que ça va être juste niveau timing. C’est le risque de se retrouver débordé et par ce fait, de ne pas tenir ses engagements, au risque de décevoir un client.

Il n’y a aucun problème à se retrouver débordé, ça arrive à tout le monde et c’est normal, mais à aucun moment vous ne devez accepter encore et encore de la charge de travail que l’on veut vous confier. Vous n’avez qu’à déléguer à vos collègues si vous le pouvez, ou alors vous pouvez aussi dire que vous vous en occuperez ultérieurement car vous êtes déjà bien occupé.

Prenez le temps de bien finir tout ce que vous avez commencé avant d'entamer de nouveaux projets comme expliqués dans le point 4. Définissez-vous des priorités de projet et d’objectifs afin de clôturer vos projets aux fortes valeurs ajoutées en priorité.